Si la commande pour laquelle vous désirez faire un échange a été effectuée à partir de notre site web, du panier ou de la fenêtre d’achat intégrée, suivez plutôt cette procédure.
Un client souhaite échanger un ou plusieurs billets de sa commande ? Voici comment rechercher la commande et effectuer l'échange depuis le module Archives de l'outil de gestion.
Comment accéder à la commande du client
Cliquez sur la section Commandes du menu de gauche, puis accédez au module Archives.
Trouvez la commande de l’acheteur selon l'une des méthodes suivantes :
Par coordonnées
Modifiez la période afin que la plage de dates sélectionnée inclue la date d’achat de la commande.
Cliquez sur Plus d’options.
Entrez le nom ou l'adresse courriel de l’acheteur dans le champ correspondant.
Cliquez sur Rechercher.
Par numéro de commande
Modifiez la période afin que la plage de dates sélectionnée inclue la date d’achat de la commande.
Saisissez le numéro à 8 chiffres dans le champ dédié.
Cliquez sur Rechercher.
Cliquez sur le nom de l'acheteur ou sur le numéro de la commande dans les résultats de recherche pour accéder à ses détails et procéder à l’échange.
Truc de pro
Accédez directement à une commande en ajoutant son numéro à la fin de l'URL du module Archives.
Par exemple :
https://lepointdevente.com/gestion/commandes/archives/12345678
Comment procéder à l’échange du billet
Rendez-vous dans la section Billets de la commande.
Cochez le ou les billets à échanger.
Notez que, pour un abonnement ou un forfait, vous ne pouvez échanger qu’un seul billet enfant à la fois.
Cliquez sur le bouton Échanger. La fenêtre d’échange de billets s’ouvrira.
Vérifiez les informations dans la section Résumé des billets à échanger pour vous assurer d’avoir sélectionné le bon billet.
Dans la section Sélection des nouveaux billets :
Organisation : Si vous gérez plusieurs organisations, sélectionnez celle que vous souhaitez.
Événement : Sélectionnez l’événement voulu.
Tarif : Sélectionnez le tarif désiré.
Quantité : Aucune action possible. Ce champ est grisé et non modifiable. Il correspond au nombre de billets que vous avez sélectionnés à l'étape précédente.
Livraison : Choisissez le mode d'envoi.
Le mode de livraison sélectionné par défaut est À la porte.
Si vous optez pour un envoi par la poste, des frais supplémentaires seront ajoutés à l'échange.
Dans la section Résumé de l’échange, consultez le champ Montant à payer pour vérifier le solde de la transaction.
Le système calcule automatiquement la différence de prix, si applicable :Échange de valeur supérieure : Affiche le montant restant à facturer au client.
Échange de valeur inférieure : Affiche le montant à rembourser au client.
Échange de même valeur (0,00 $) : Aucun ajustement financier n'est requis.
Cliquez sur le bouton Échanger pour confirmer l'opération.
Quoi faire si l’échange requiert un paiement
Si l'échange génère un solde à payer, soit avec un billet plus cher, soit avec des frais facturés au client, un bandeau jaune apparaît dans la commande, avec un bouton Payer.
Cliquez sur le bouton Payer pour ouvrir la fenêtre de paiement.
Faites payer à l’acheteur le montant indiqué à l’écran.
ATTENTION
Pour une commande complétée hors ligne, c’est-à-dire effectuée au guichet avec un mode de paiement externe, veuillez percevoir le paiement avec votre propre système de paiement.
Cliquez sur Sauvegarder après avoir reçu le paiement.
Une fois le paiement complété, le bandeau sera retiré et le paiement effectué sera enregistré dans la section Paiements de la commande.
Quoi faire si l’échange requiert un remboursement
Si l'échange génère un solde inférieur, c'est-à-dire que le billet échangé est moins cher, la différence de prix doit être remboursée au client.
Cliquez sur le bouton Remboursement qui apparaît dans le bandeau jaune de la commande.
Remboursez le montant indiqué dans le champ Montant de la fenêtre Paiement.
Dans la fenêtre, cliquez sur Sauvegarder pour confirmer le remboursement effectué. Ainsi, le remboursement sera enregistré dans la commande.
Comment envoyer la confirmation de remboursement au client
Rendez-vous dans la section Paiements de la commande.
Cliquez sur le bouton Confirmation de remboursement.
Envoyez la confirmation du remboursement à l’acheteur.
Quoi faire si l’échange est à prix nul (0,00$)
Aucun paiement ni remboursement n'est requis !
Assurez-vous simplement d’envoyer les nouveaux billets.
Quoi faire avant de quitter
Une fois l'échange de billets complété, effectuez ces dernières étapes pour finaliser la gestion de la commande.
Envoyer le reçu
Informez l’acheteur que la modification de sa commande a été effectuée.
En cas d'échange sans remboursement : Cliquez sur le bouton Envoyer le reçu pour envoyer le courriel de confirmation d'achat à l’acheteur.
En cas de remboursement : Cliquez sur le bouton Confirmation de remboursement dans la section Paiement pour transmettre le reçu au client
Envoyer les billets
S’il y a lieu, cliquez sur le bouton Envoyer les billets électroniques pour transmettre les nouveaux billets à l'acheteur.
Pour un événement virtuel, utilisez ce même bouton afin d’envoyer le nouveau lien de visionnement.
Ajouter une note
Dans la section Notes située sous la section Coûts de la commande, inscrivez la date et le motif de la modification. Cette information sera précieuse pour vos archives internes.
