Comment balancer votre caisse

Votre journée est terminée, vous voulez vous assurer que toutes vos ventes sont correctement entrées dans l’outil de gestion de Lepointdevente.com pour avoir un seul rapport complet, voici quelques pistes qui vous permettront de vous assurer que tout est en règle.

Conseils de ventes

Pendant la journée, assurez-vous de bien entrer chacune des ventes effectuées ainsi que le bon mode de paiement dans l’outil Guichet de Lepointdevente.com.

Si vous avez plusieurs employés travaillant à la billetterie, nous vous conseillons de créer un usager pour chacun de ceux-ci. De ce fait, ce sera plus facile de balancer chacune des caisses individuellement et globalement.


Consultez les rapports journaliers

À la fin de votre journée, consultez votre Rapport de Guichet. Cette fonction est particulièrement utile pour les salles de spectacle et les festivals et permet de voir les ventes hors ligne quotidiennes, faites par chaque usager. 


Ce rapport fonctionne comme un rapport Z dans un restaurant. Il permet d’attribuer les ventes à chaque personne vendant des billets ou des inscriptions dans votre entreprise, chaque jour et de fermer la caisse (fermeture de lot). 

 

Le rapport de guichet est lié à un compte et non à un événement et comprend seulement les transactions faites à partir de l’outil Guichet. Les impressions de ce rapport sont paramétrées pour être faites sur un billet de spectacle. Après l’impression, tous les champs reviennent à 0 et une nouvelle journée comptable peut être commencée.

  1. Allez dans «Rapports», puis «Rapport de guichet». 
  2. Si vous gérez plus d’un compte, choisissez le compte pour lequel vous voulez le rapport.
  3. Sélectionnez un usager spécifique ou tous les usagers si vous voulez le rapport global. 
  4. Cliquez sur «Afficher» pour consulter le rapport. Il affichera 4 colonnes: Mode de paiement, nombre de Transactions, nombre de Billets et Montant. 
  5. Imprimez le X (aperçu du rapport de vente sans la fermeture de la caisse) et fermez et imprimez le Z (ferme la période de vente) à l’aide des boutons. 
  6. Vous pouvez imprimer les rapports des derniers jours, si nécessaire, avec le bouton «Imprimer un ancien rapport».

Vous utilisez Square ?

Le rapport de guichet vous a permis d’obtenir le nombre de transactions faites, le nombre de billets vendus et le montant total amassé. Il faut maintenant s'assurer que le tout concorde avec les chiffres indiqués dans votre compte Square.

Connectez-vous à votre compte Square. Nous vous conseillons de le faire via un ordinateur. Il sera plus facile d’y consulter les rapports.

Cliquez sur l’icône Rapports pour consulter le récapitulatif de vos ventes pour une période donnée qui ont été faites via Square. Le récapitulatif des ventes permet de voir le montant total des ventes en un seul coup d’oeil. Vous pouvez regarder les transactions par mode de paiement (carte, espèces, carte cadeau).

Malheureusement, la fonctionnalité de filtrer par type de carte dans l’onglet Rapports n’est pas offerte à l’heure actuelle dans Square. 

Pour plus d’informations sur l’utilisation de Square et ses différents rapports, vous pouvez consulter leur centre d’aide : https://squareup.com/help/ca/fr/

Vous utilisez un TPV?

Chaque compagnie de compte marchand possède son propre type de TPV. Nous vous suggérons donc de vous référer à leur documentation pour savoir comment procéder à votre fermeture de lot.

La fermeture de lot vous permettra de savoir combien de transactions par mode de paiement ont été faites avec un terminal au cours de la journée

Votre caisse ne balance pas ?

S’il y a divergence avec le rapport de Lepointdevente.com et celui de votre Square/TPV, le débalancement peut provenir de deux choses: 

  • Une commande peut avoir été entrée avec le mauvais mode de paiement dans l’outil guichet de Lepointdevente.com.
  • Une commande n’a pas été entrée dans l’outil guichet, mais le paiement a été pris via Square/TPV.

Pour rectifier la situation, vérifiez les transactions une par une selon le mode de paiement et l’heure que celle-ci a été faite. L’information peut d’ailleurs être exportée en .csv pour une meilleure compréhension. Par la suite, ajustez le tout dans l’outil de gestion de Lepointdevente.com en changeant le mode de paiement ou en créant une nouvelle commande. 

Lepointdevente.com
Consultez le rapport de paiement de votre événement pour avoir un aperçu du montant de la transaction, du mode de paiement et de la date /heure de la transaction. N’oubliez pas de sélectionner le canal Hors-ligne lors de votre recherche.

Square
Cliquez sur l'icône Transactions sur la page d’accueil. Vous y trouverez toutes les transactions individuelles que vous avez faites sur une période donnée ainsi que le type de carte associée et l’heure de la transaction.

TPV
Vérifier avec votre compagnie de compte marchand pour savoir comment récupérer la liste détaillée des transactions.

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