Cet article a pour but de simplifier et d’expliquer à l’aide d’exemples votre responsabilité légale, en tant que partie impliquée dans l'organisation d'un événement, envers les renseignements personnels des acheteurs de laissez-passer.

Avant tout, il est de votre devoir de prendre connaissance de nos conditions d’utilisation et de notre politique de gestion des renseignements personnels. En utilisant notre plateforme, vous avez accepté nos conditions et de vous conformer aux exigences de toutes les lois et réglementations applicables relatives à la protection des renseignements personnels. Il est donc primordial de lire ces documents légaux. 


Définition renseignements personnels

Commençons par le début: que voulons-nous dire quand nous utilisons le terme “renseignement personnel", "données personnelles" ou "informations personnelles"?
Les trois expressions ont la même signification et peuvent être utilisées de façon interchangeable, même si généralement on emploie "renseignements personnels". Un renseignement personnel c’est  toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Cette définition a une portée très large et vise même l’information obtenue indirectement. Constituent des renseignements personnels, par exemple : le nom, l’âge, le sexe, une adresse civique, une adresse courriel, un numéro de téléphone, un numéro d'identification, des données de localisation, une adresse IP, un identifiant en ligne, le comportement en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. Bref, toute information à propos d’un individu permettant de l’identifier. 

Cela étant dit, une information seule peut ne pas constituer un renseignement personnel puisqu’elle ne permet pas d’identifier la personne (ex. une adresse IP, l’âge ou le sexe), mais lorsqu’elle est croisée avec une autre information (ex. une adresse courriel ou le nom de l’individu), toutes ces données deviennent des renseignements personnels, puisqu’elles sont maintenant rattachées à un individu. Concrètement, cela signifie qu’une base de données comprenant, par exemple, uniquement des informations sur l’âge, le sexe et le code postal des individus ayant acheté des billets, ne sera pas visée par les dispositions entourant la protection des renseignements personnels. Cependant, dans l’éventualité où l’adresse courriel ou le nom de l’individu sont inscrits, toute la base de données sera considérée comme contenant des renseignements personnels. 


Droits des acheteurs

Légalement, vos acheteurs ont plusieurs droits envers leurs renseignements personnels incluant de façon non exhaustive (pour plus de détails, consulter les conditions d’utilisation & la politique de gestion des renseignements personnels).

  • Transparence de l’information: savoir quels renseignements ont été collectés, à qui ils ont été partagés et à quelles fins seront-ils utilisés. Si un client vous pose cette question, vous devez obligatoirement lui fournir ces informations.

  • Avertissement lors de violation des renseignements:  vous êtes dans l’obligation légale de notifier tous les clients touchés par une violation des renseignements personnels, leur indiquer une personne-ressource à qui adresser leurs questions, décrire les conséquences probables et les mesures entreprises pour remédier à la violation des données personnelles. 

  • L’effacement (droit à l’oubli):  ce droit désigne que vous devez supprimer les renseignements personnels relatifs au client de vos systèmes s'il vous en fait la demande. 

  • Le droit à la protection de leurs renseignements personnels: vous êtes dans l'obligation d'avoir des mesures de sécurité appropriées qui limiteront les risques d'une divulgation non autorisée de renseignements personnels. 

Vous devez avoir en tout temps une personne responsable de la gestion des renseignements personnels dans votre organisation, qui s'occupera notamment d'assurer la conformité à ces obligations. 



Comment savoir si l’acheteur veut recevoir des offres promotionnelles ou non?

Dans l’onglet Marketing de l’outil de gestion, sélectionnez “Donnée des acheteurs”. Cliquez sur l’icône “+” pour ajouter un type de donnée. Sous “Marketing”, vous trouverez “Partage de courriel”. Si cette colonne indique “Oui”, le client a accepté de recevoir des communications commerciales de votre part. Si cette colonne indique “Non”, vous ne pouvez communiquer avec l’acheteur que pour des raisons reliées à l’événement pour lequel il a acheté (plus de détails dans le reste de cet article).

Vous pouvez également utiliser le module "Adresses courriel partagées" afin d’obtenir la liste complète des acheteurs ayant accepté de recevoir des communications promotionnelles. Dans ce module, vous pourrez voir l’adresse courriel, la langue de préférence et la dernière date de consentement. 



Communication avec un client refusant les communications promotionnelles

Si un client refuse de recevoir des offres promotionnelles, voici quelques exemples de contextes où vous pouvez tout de même communiquer avec le client: 

  • Pour transmettre le(s) laissez-passer, la confirmation d'achat et le rappel avant l'événement. 

  • Pour transmettre une information importante relative à votre événement (changements à l'événement, annulation, etc.). Vous pouvez aussi communiquer certaines informations (pourvu qu’elles soient assez brèves) à travers le courriel de rappel, la confirmation d’achat et le courriel contenant les billets électroniques.

  • En cas de problème, par exemple si vous avez souffert d’une violation des renseignements personnels et devez avertir l’acheteur.

  • Pour répondre à toute demande de la part du client, notamment toute question relative au traitement des renseignements personnels.



Communication avec les clients acceptant les communications promotionnelles

Lorsqu’un client accepte de recevoir des offres promotionnelles, vous pourrez dès lors communiquer directement avec ce dernier pour des raisons de concours, promotion ou autre. Cependant, dès que le client demande à cesser de recevoir des offres promotionnelles de votre part, la loi canadienne vous oblige à cesser tout envoi à cette personne. 

Normalement, tout service d’envoi de courriel (Mailchimp, par exemple) vous offrira un outil de suivi pour mettre à jour vos listes d’envoi. 

Il est important de comprendre que l’information disponible sur la plateforme Lepointdevente.com ne reflète pas les informations provenant de vos listes personnelles, mais bien celles accessibles par le biais de notre base de données. Par exemple, si un acheteur a accepté de recevoir des offres promotionnelles lors de l’achat d’un laissez-passer, mais a décidé, après avoir reçu votre infolettre, de se désinscrire en communiquant directement avec vous, l’information disponible sur notre plateforme demeurera inchangée, car il n’y a pas de synchronisation en ce sens. 


Concours, promotions & ententes avec parties tierces

Prenons en exemple un concours que vous organisez. Comment pouvez-vous communiquer avec vos clients ayant gagné? 

Si vous organisez vous-mêmes le concours, vous ne pourrez communiquer avec les gagnants que si ceux-ci ont accepté de recevoir des offres promotionnelles. 

Si vous organisez le concours avec un partenaire, vous devez vous rappeler que même si l’acheteur de billet a accepté de recevoir vos promotions, il n’a pas accepté que vous partagiez ses informations personnelles avec une tierce partie. Vous devez donc communiquer vous-mêmes avec les gagnants ayant accepté de recevoir les offres promotionnelles. 

Si vous organisez le concours en partenariat avec Lepointdevente.com, l’acheteur a consenti aux conditions d’utilisation de notre site qui stipulent que nous pouvons communiquer avec lui pour des raisons de concours. Nous pourrons, pour cette raison, communiquer avec les clients peu importe leur préférence.

Partenariat de promotions: Qu’arrive-t-il si vous prenez une entente avec une partie tierce? Si vous avez décidé de promouvoir les services d’une tierce partie en échange de promotion du même genre, vous devez garder en tête, encore une fois, que l’acheteur n’a pas accepté de partager ses renseignements personnels avec cette tierce partie, mais bien avec vous. Vous pouvez sans problème créer un courriel promouvant les services de la tierce partie avec un lien vers leurs produits ou l’abonnement à leur liste d’infolettre, mais ce courriel doit être envoyé en votre nom, et non le leur. Légalement, vous ne pouvez simplement pas partager les renseignements personnels de vos acheteurs sans le consentement de ces derniers. 


Il est primordial de vous questionner quant au respect légal des renseignements personnels des participants de vos événements. En cas de doute, veuillez vous référer à nos conditions d’utilisation et à notre politique de gestion des renseignements personnels. Ces documents vous expliquent en détail vos privilèges et vos responsabilités. 

Cet article est à titre indicatif seulement et n'est pas un document légal. Si vous avez encore des questions, veuillez communiquer avec votre conseiller événementiel ou ouvrir une fenêtre de chat en bas à droite de cette page pour parler avec un membre de notre équipe.

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