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Configuration de votre système d'accès par zone
Configuration de votre système d'accès par zone

Paramétrer la validation des accès par zone de votre événement

Geneviève Bélanger avatar
Écrit par Geneviève Bélanger
Mis à jour il y a plus d’une semaine

S'il s'agit de votre première configuration de système d'accès par zone, assurez-vous d'avoir consulté l'article expliquant tous les termes techniques employés dans le module afin de bien comprendre la procédure à suivre.


Événement

1. En premier lieu, dans le module Mes événements, créez votre ou vos événements relatifs aux accès par zone que vous souhaitez configurer. Si vous avez besoin d’aide, référez-vous à l’article suivant:

2. Assurez-vous que tous vos tarifs sont bien configurés à l’intérieur de votre ou vos événements. Référez-vous à l’article suivant si vous avez besoin d’aide:

Manifeste

3. Dans le menu de gauche de l’outil de gestion, ouvrez le module Accès par zone figurant au bas de la section Événements. Si vous ne voyez pas ce module, écrivez à votre conseiller en événementiel afin qu’il vous donne accès.

4. Cliquez sur le bouton Créer un manifeste situé en haut à droite de la page.

5. Si vous avez accès à plus d’une organisation, sélectionnez celle dans laquelle vous avez créé votre ou vos événements.

6. Nommez clairement votre manifeste via le champ Nom du manifeste. Avec un nom clair, il vous sera plus facile de vous retrouver ultérieurement si vous créez plusieurs manifestes distincts pour une même organisation.

7. Déterminez le fuseau horaire dans lequel votre manifeste aura lieu via le menu déroulant à cet effet. Ce champ est particulièrement pratique pour un événement aillant lieu hors du fuseau horaire de votre organisation.

8. Créez le nombre de sites que vous avez besoin dans votre manifeste en les nommant clairement. Pour ajouter plus d’un site dans un manifeste, cliquez sur le petit + rouge en bas à droite.

9. Lorsque vous êtes satisfaits des informations entrées dans la page, cliquez sur le bouton Sauvegarder. La page de votre manifeste sera ainsi créée, et vous obtiendrez une confirmation en haut de la page dans un bandeau jaune.

10. Dans la section Manifeste, vérifiez que toutes les informations entrées sont bonnes, et cliquez sur le bouton modifier pour corriger le tout au besoin.

Site

11. Ensuite, dans la section Sites, vous trouverez la liste de tous les sites que vous avez créés au préalable. Pour chacun de ceux-ci, cliquez sur le bouton Modifier vis-à-vis le site que vous souhaitez configurer.

Zones

12. Dans la page de chacun de vos sites à modifier, cliquez sur le bouton Ajouter une zone.

13. Nommez votre nouvelle zone, indiquez la capacité de celle-ci et ajoutez la ou les plages horaires dans lesquelles la zone sera accessible. Pour ajouter plus d’une plage horaire, cliquez sur le petit + en rouge situé en bas à droite.

14. Cliquez sur le bouton Sauvegarder lorsque complété. La page de votre zone sera ainsi créée, et vous obtiendrez une confirmation en haut de la page dans un bandeau jaune.

Porte

15. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter une porte.

16. Nommez votre nouvelle porte et indiquez l’origine de celle-ci.

Si l’origine doit être une autre zone adjacente, assurez-vous de créer la zone en premier lieu, puis vous pourrez ensuite venir l’associer à l’origine de la porte.


S’il s’agit d’une porte de sortie, cliquez sur les flèches pour inverser l’origine et la destination de la porte.

17. Cliquez sur le bouton Sauvegarder, puis ajoutez le nombre de portes supplémentaires requises pour la zone en cours de configuration.

18. Révisez la section Plages horaires et ajustez au besoin en cliquant sur le bouton Modifier.

Tarif

19. Dans la section du bas nommé Événements et tarifs, cliquez sur le bouton Associer un tarif.

20. Sélectionnez l’événement que vous souhaitez associer à la zone.

21. Cochez le(s) tarif(s) vous souhaitez donner accès à la zone sélectionnée.

22. Cochez les plages horaires dont le(s) tarif(s) sélectionné(s) aura accès dans la zone sélectionnée.

23. Déterminez si vous souhaitez cocher le champ Valider la zone d’origine (recommandé).


Cette option est probablement la plus importante pour le bon fonctionnement du contrôle d'accès de votre événement. Lorsqu’activée, le système validera que le participant se trouvait bel et bien dans la zone d'origine avant de franchir une porte.

Par exemple, si la porte 12 permet de passer de la zone A à la zone B, le système s'assurera que la dernière zone visitée du participant est la zone A avant de le laisser entrer dans la zone B. Si ce n'est pas le cas, cela peut signifier que le laissez-passer est compromis et est utilisé par plus d'une personne.

Si vous utilisez cette option, il est donc primordial de ne jamais laisser sortir un participant d'une zone sans valider son laissez-passer et garder la trace de son déplacement.

Dans certains cas, pour les bénévoles ou les artistes par exemple, il est préférable de désactiver cette option puisque leurs déplacements sont moins sujets à être validés à 100%.

24. Si vous désirez ne pas devoir valider tous les laissez-passer à la fin d'une plage horaire, par exemple à la fin d'une soirée achalandée, cochez la case Marquer les participants comme sorti à la fin des plages horaires (recommandé). Ce faisant, les billets seront automatiquement validés comme sortis de la zone sans avoir à utiliser l’application de validation en mode sortie.

De ce fait, il sera facile de valider le laissez-passer d’un participant possédant un billet valide pour plusieurs jours.

25. Cliquez sur le bouton Sauvegarder et vous serez réacheminé vers la page de votre zone.

26. Au besoin, vous pouvez associer autant d’événements et de tarifs que désiré pour la zone en cours de configuration. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Retour en bas à gauche.

27. De retour dans la page du site, ajoutez le nombre de zones que vous avez besoin dans le cadre de votre événement et suivez les mêmes étapes que lors de la configuration de votre première zone.

28. Cliquez à nouveau sur le bouton Retour de la page du site pour revenir à la page principale de votre manifeste.

29. Révisez les informations de votre manifeste et le tour est joué!


Vous avez des questions concernant cette procédure? Veuillez communiquer avec votre conseiller en événementiel ou contactez-nous à organisateur@lepointdevente.com.

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