La section Quantités de l'onglet Tarifs est essentielle à la création d'un événement. Elle vous permet de définir la capacité de chaque tarif et d'avoir une vue d'ensemble de tous les détails, tout en vous donnant la possibilité de lier les capacités des différents tarifs entre elles.
ATTENTION
Pour enregistrer les informations saisies dans l'onglet Tarifs, vous devez d’abord:
Admission générale : Inscrire un chiffre dans le champ Capacité; ou,
Sièges réservés : Sélectionner les sièges directement dans votre plan de salle à partir de l’onglet Sièges réservés.
Comprendre les différentes quantités d’un tarif
Pour une gestion optimale de vos tarifs, il est important de bien comprendre le contenu de chaque case de la section Quantités, car elle vous donne un aperçu rapide et utile de vos ventes.
À la différence des cases Capacité et Réserve, que vous pouvez modifier, les chiffres affichés dans les cases Vendus, Consignes, Faveurs et Disponibles s'ajustent automatiquement après chaque manipulation. Vous ne pouvez pas les modifier à partir de l’onglet Tarifs.
Capacité
La capacité correspond au nombre total de billets disponibles pour un tarif spécifique. Ce chiffre inclut les billets que vous réservez, ceux que vous comptez imprimer et les billets de faveur que vous souhaitez émettre.
Capacité avec sièges réservés
Si votre événement a des sièges réservés, vous devez d'abord configurer l'assignation des sièges au tarif.
Pour ce faire :
Rendez-vous dans l’onglet Plan de salle.
Sélectionnez la quantité de sièges désirés et associez-les au tarif souhaité.
Retournez dans l’onglet Tarifs et vous verrez la capacité adaptée au nombre de sièges sélectionnés.
Réserve
La réserve permet de mettre de côté une quantité variable de billets du nombre total mis en vente.
Utilisez la réserve pour :
bloquer des billets et les rendre non disponibles à l’achat;
limiter l'accès à certaines quantités au sein de votre équipe.
Vous pouvez augmenter ou diminuer cette réserve à tout moment en cliquant dans l'espace dédié sous Réserve.
Gérer une réserve par catégories
Si vous souhaitez utiliser la réserve pour gérer les quantités de billets par catégorie, vous pouvez la configurer depuis votre compte d'organisation.
Cliquez sur Compte puis sur Organisation dans le menu de navigation de gauche pour accéder au compte de votre organisation.
Rendez-vous dans la section Réserve de capacité et créez-y vos catégories de réserve.
Retournez ensuite dans l'onglet Tarifs pour utiliser vos catégories de réserve dans le tarif souhaité.
Notez que les impressions de billets physiques, c’est-à-dire les billets en consignes, ne sont PAS déduites de la réserve, mais bien de la capacité totale du tarif imprimé.
Vendus
La case Vendus indique le nombre total de billets vendus de ce tarif, y compris les ventes en ligne et les ventes au guichet.
Consignes
La case Consignes indique le nombre de billets que vous avez imprimés et mis de côté pour vos partenaires ou des revendeurs externes. Ces billets sont déduits de la capacité du tarif et constituent votre inventaire physique destiné à la distribution.
Faveurs
La case Faveurs indique le nombre de billets de faveur que vous avez émis, autant à partir du guichet externe qu'à partir d'impressions en consigne pour lesquelles l'option Faveur a été activée.
Disponibles
La case Disponibles indique le nombre de billets restants pour un tarif donné.
Cette quantité est calculée ainsi par tarif :
Disponibles = Capacité - (Réserve + Vendus + Consignes + Faveurs)
Quantités minimales et maximales par commande
Selon l'événement, vous pourriez vouloir imposer l'achat de plusieurs billets à la fois ou, à l'inverse, empêcher l'achat d'un trop grand nombre de billets.
Dans la section Quantités d’un tarif, vous pouvez gérer le nombre de billets minimum et maximum qu'un.e acheteur.e peut se procurer par commande.
Quantité minimale par commande
Indiquez dans le champ Qté min./commande le nombre minimum de billets qu'un.e acheteur.e doit ajouter à sa commande pour pouvoir bénéficier de ce tarif.
Quantité maximale par commande
Indiquez dans le champ Qté max./commande le nombre maximum de billets qu'un.e acheteur.e peut ajouter à sa commande pour ce tarif.
Nous suggérons un maximum de 10 billets par commande pour éviter qu'un.e seul.e acheteur.e ne bloque toute la capacité d'un tarif.
Capacité maîtresse
Qu’est-ce que c’est ?
La capacité maîtresse est un concept qui permet de lier la disponibilité de plusieurs tarifs différents à un inventaire commun. Autrement dit, il s'agit de la capacité maximale partagée par un groupe de tarifs.
Comment ça fonctionne ?
Plutôt que chaque tarif ait son propre inventaire indépendant, la capacité maîtresse agit comme un pot commun de billets.
Chaque fois qu'un billet est vendu, peu importe le tarif, il est déduit de cette capacité maîtresse partagée.
IMPORTANT
La capacité maîtresse ne peut être utilisée que pour les événements en admission générale.
De plus, une seule capacité maîtresse peut être définie par événement.
Utiliser un tarif comme capacité maîtresse
Pour partager l'inventaire de laissez-passer de votre événement entre plusieurs tarifs:
Créez au moins deux tarifs en admission générale pour faire apparaître l’option Utiliser comme capacité maîtresse sous le champ Assignation des places de chaque tarif.
Choisissez le tarif voulu, puis sélectionnez Oui dans le champ Utiliser comme capacité maîtresse.
Entrez la capacité totale de votre événement dans la case Capacité de ce tarif.
Les ventes affectent la capacité maîtresse et vice versa
Ce champ s'affiche pour les types de billets en admission générale qui ne sont pas définis comme capacité maîtresse, lorsqu'une capacité maîtresse est configurée pour un autre tarif de l'événement.
Sélectionnez Oui si vous souhaitez que les ventes de ce type de billet soient déduites du total de la capacité maîtresse. La disponibilité de ces billets ne pourra alors jamais dépasser la capacité maîtresse.
Sélectionnez Non si vous préférez que ce tarif ne soit pas déduit de la capacité maîtresse.
Par exemple, vous pourriez vouloir deux tarifs différents pour une même capacité maîtresse, ainsi qu’un troisième tarif pour une seconde capacité. Dans ce cas, la quantité totale de billets inclura la capacité maîtresse et celle du troisième tarif.
Mise en situation
Vous organisez un événement en admission générale et votre capacité est de 500 personnes.
Vous souhaitez offrir un tarif régulier, un tarif étudiant et un tarif VIP tout en limitant le nombre de billets VIP disponibles à 100.
Pour configurer le tout, suivez ces étapes :
Entrez 500 dans la case Capacité du tarif Régulier, et sélectionnez Oui dans le champ Utiliser comme capacité maîtresse.
Entrez 500 dans la case Capacité du tarif Étudiant, et sélectionnez Oui dans le champ Les ventes affectent la capacité maîtresse et vice versa.
Entrez 100 dans la case Capacité du tarif VIP, et sélectionnez Oui dans le champ Les ventes affectent la capacité maîtresse et vice versa.
Une semaine suivant votre mise en vente de billets, vous consultez votre rapport de ventes, et vous constatez que vous avez vendu 60 billets VIP, 120 billets Étudiant et 220 billets Régulier.
Ce faisant, il vous reste donc un total de 100 billets disponibles pour l’événement, incluant un maximum de 40 billets VIP.